Eine gute Feier muss gut geplant sein, denn der Party – Zeitplan entscheidet über den Erfolg der Feier. Ein harmonischer Kindergeburtstag beginnt schon Wochen im Vorhinein. Kleiner Spoiler: Am Ende des Artikels finden Sie eine Checkliste, die beim Durchgehen des Ablaufs hilft.
Termin & Location: Die Basics müssen stimmen:
Faustregel: Termin und Location 3-4 Wochen vor der Party fixieren
Nadines Wichtel.Club
Zumeist feiert man Kinderfeste anlassbezogen. Die Woche, in der die Party stattfindet, steht damit oft frühzeitig fest. Spätestens wenn es darum geht, die Einladungen zu schreiben, müssen sowohl der Termin, als auch die Location stehen.
Damit die Gäste auch tatsächlich kommen können, versenden viele Gastgeber schon vorab ein “save the date“, also eine Termin – Vorreservierung. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn einige der Gäste beispielsweise zeitintensive Hobbies haben. Hierbei ist es noch nicht erforderlich, sämtliche Details zu kennen. Wichtig ist lediglich, dass der Tag im Kalender der Gäste für die Party reserviert wird.
Party – Location rechtzeitig reservieren
Nicht jeder Ort eignet sich für eine Kinderparty. Um keine Kompromisse eingehen zu müssen, lohnt es sich, den passenden Ort rechtzeitig zu fixieren. Worauf Sie bei der Auswahl des Partyraums achten sollten, habe ich übrigens in diesem Wichtel.Tipp zusammen gefasst: Wichtel.Tipp: Die Party-Location
Die Gäste: Einladungen verschicken
Faustregel: Die Gäste zumindest 2-3 Wochen vorher über den Termin informieren
Nadines Wichtel.Club
Keine gute Feier ohne die richtigen Gäste, das gilt auch für den Kindergeburtstag. Verständlicherweise hat das Geburtstagskind eine Vorstellung darüber, wer keinesfalls bei der Party fehlen darf. Wichtig bei der Gäste-Anzahl ist: Weniger ist mehr. Warum das so ist, erläutere ich in diesem Wichtel.Tipp: Die Kinderparty-Gäste
Damit die richtigen Gäste auch wirklich Zeit haben, müssen die Eltern rechtzeitig verständigt werden. Viele Kinder haben außerschulische Aktivitäten geplant, die sich – wenn man rechtzeitig Bescheid weiß – noch verschieben lassen. Zudem muss auch der Gastgeber planen: Die Anzahl an Kindern entscheidet letztendlich auch über den Einkaufs-Umfang. Ich rate daher dazu, die Einladungen mindestens 2-3 Wochen vor der Party zu versenden.
Ferien als besondere Herausforderung
Mehr Planungsarbeit Geburtstage übrigens in den Ferien. Diese können den Party – Zeitplan ganz schön durcheinander wirbeln. Vor allem bei Geburtstagen während der Sommerferien muss langfristig geplant werden: Wann sind die wichtigsten Gäste auf Urlaub und können daher nicht kommen? In welcher Form möchte ich die Einladungen überreichen? Eine persönliche Übergabe gedruckter Einladungen ist dann oft nur noch am letzten Schultag möglich.
Übrigens: Was unbedingt auf einer Einladung stehen sollte, habe ich ebenfalls bereits in einem Wichtel.Tipp behandelt: Wichtel.Tipp: Die richtige Einladung
Der Einkauf: Schnäppchen – Alarm
Faustregel: Der Einkauf sollte eine Woche vor dem Geburtstag in Grundzügen stehen.
Nadines Wichtel.Club
Vor allem wenn Sie preisbewusst sind, sollten Sie schon längere Zeit im Voraus mit offenen Augen einkaufen gehen. Vielleicht gibt es gerade heruntergesetzte Kinderteller, besonders raffinierte Geburtstagskerzen und beispielsweise Kleinigkeiten für die Gäste (Give-Away-Sackerl) verderben nicht sofort.
Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der Kauf immer noch in letzter Minute ergänzen und natürlich kann der Fall eintreffen, dass noch etwas Wichtiges fehlt. Aber der Grundstock für die Feier sollte schon in der Woche vor dem Geburtstag stehen. Hier habe ich beschrieben, worauf man beim Kinderparty – Essen achten sollte: Wichtel.Tipp: Das Kinderparty – Essen
Der Ablauf: Am Vortag den Plan durchgehen
Faustregel: Am Tag vor der Party den Ablauf gedanklich durchgehen schafft Sicherheit
Nadines Wichtel.Club
Der große Tag naht und die Kinder sind schon ganz aufgeregt. Ich empfehle, den Ablauf zumindest am Tag vor der Party noch einmal gedanklich durchzuspielen. Legen Sie sich dabei gleich alle benötigten Utensilien für die Durchführung der geplanten Spiele zurecht.
Die Wichtel.Club Party – Zeitplan – Checkliste
Hier finden Sie eine Checkliste, die Ihnen dabei hilft, den Überblick zu bewahren:
Location (vor der Erstellung der Einladung, mind. 3 Wochen vor der Party)
- Bei einer externen Party: Ist die Location reserviert?
- Was ist vor Ort der optimale Platz für die angedachten Spiele?
- Muss etwas befestigt werden? Beispiel: Piñatas.
- Ist eine Waschgelegenheit und ein WC in der Nähe?
- Ist hinsichtlich der Lichtverhältnisse etwas zu bedenken?
Gäste (mind. 2 Wochen vor der Party)
- Wurden alle Einladungen verschickt?
- Sind alle Rückmeldungen eingelangt?
- Wurden Allergien der Kinder abgefragt?
Einkauf und Essen (1 Woche vor der Party)
- Ist der Einkauf für das Partyessen vollständig?
- Wurde die Torte schon gebacken?
- Sind die Give-Away-Sackerl vorbereitet?
Spiele und Unterhaltung (zumindest am Vortag der Party)
- Wann werden Spiele angeboten und welche Utensilien brauche ich dafür?
- Wo benötigen wir Musik und wie wird diese abgespielt?
- Wird eine Party-Beleuchtung gebraucht und ist diese vorbereitet?
Wichtige Utensilien (zumindest am Vortag der Party)
- Liegen Mistkübel / Mistsäcke, Besen und Schaufel bereit?
- Ist für den Notfall ein Erste-Hilfe – Kasten bereit und ein Telefon sofort greifbar?
- Bei der Verwendung von Kerzen auf der Torte: Gibt es in der Umgebung brennbare Dekoration (z.B.: Girlande über dem Tisch), die man abnehmen muss?
- Steht ein Feuerlöscher bereit?